MEMBUAT WAWANCARA TERSTRUKTUR

Banyak model wawancara yang biasa digunakan untuk menjaring informasi dan mengetahui secara utuh tentang diri seseorang. Salah satu yang sering digunakan adalah Wawancara Terstruktur. Berikut ini disampaikan beberapa langkah dalam membuat sebuah wawancara Terstruktur, sebagai berikut :

Langkah pertama dalam membuat wawancara terstruktur adalah melakukan analisis jabatan yang mendalam dan menulis deskripsi kerja secara detil. Analisis jabatan harus meliputi tugas-tugas yang dilakukan, kondisi kerja, dan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan dan karakteristik lainnya. Critical incident dari performansi yang buruk dan baik juga harus diidentifikasi. Penelitian membuktikan bahwa wawancara yang didasarkan pada analisis jabatan akan lebih valid dan dapat dipertahankan secara legal dibandingkan wawancara yang tidak didasarkan pada analisis pekerjaan.

Langkah kedua adalah menentukan cara terbaik untuk mengukur kemampuan pelamar untuk melakukan tiap tugas yang diidentifikasi di dalam analisis jabatan.

Sebagai contoh, anggaplah sebuah analisis jabatan untuk seorang resepsionis mengindikasikan bahwa tugas utamanya adalah mengetik laporan, mengatur surat menyurat, menjawab telepon, dan berurusan dengan orang yang berkunjung ke perusahaan. Kemampuan mengetik diukur dengan tes mengetik, mengatur surat menyurat dengan tes suratmenyurat, menjawab telepon dengan menggunakan job sample, dan pelayanan customer dengan pertanyaan wawancara. Pesan yang penting di sini adalah bahwa tidak semua aspek dapat dinilai hanya dengan wawancara.

Langkah ketiga adalah melaksanakan wawancara. Ada empat tipe pertanyaan wawancara : calrifiers, skill-level determiner, past focused, dan future focused. Clarifier memungkinkan pewawancara untuk mengklarifikasi resume, surat lamaran, informasi lamaran, mempersempit gap, dan memperoleh informasi yang dibutuhkan. Karena tiap resume dan surat lamaran berbeda, maka tidak ada metode klarifikasi standar untuk seluruh pelamar. Sebagai contoh, seorang pewawancara harus menanyakan apa yang menyebabkan pelamar memenangkan sebuah pernghargaan dan apa yang dilakukan oleh pelamar selama 2 tahun waktu menganggur.

Skill-level determiner menentukan tingkat keahlian pelamar. Sebagai contoh, jika seorang pelamar mengatakan bahwa ia mempunyai keahlian dalam menggunakan aplikasi word, pewawancara dapat memebrikan pertanyaan tentang aplikasi word tersebut. Jika seorang pelamar mengatakan fasih berbahasa Spanyol, maka pewawancara hendaknya memberikan beberapa pertanyaan dalam bahasa Spanyol.

Future-focused question, disebut juga pertanyaan wawancara situasional, menanyakan apa yang akan dilakukan oleh pelamar jika menghadapi situasi tertentu. Langkah pertama dalam membuat pertanyaan wawancara situasional adalah melakukan analisis jabatan insiden kritis.

Insiden ini lalu diserahkan kepada seorang pakar di bidang tersebut seperti supervisor, yang diminta untuk memilih satu atau dua insiden yang mewakili tiap dimensi kerja yang penting yang sudah diidentifikasi pada analisis jabatan. Insiden tersebut kemudian ditulis ulang ke dalam bentuk pertanyaan yang akan digunakan selama wawancara. Tiap pakar memikirkan jawaban yang mungkin dari tiap pertanyaan. Tiga jawaban berfungsi sebagai pembanding untuk tiap poin dalam skala 5. Penelitian membuktikan bahwa meningkatkan jumlah jawaban pembanding akan meningkatkan reliabilitas penilaian. Karena jumlah jawaban yang mungkin dari tiap pertanyaan bisa saja terbatas, maka, pada tahap ini, memikirkan semua kemungkinan jawaban untuk sebuah pertanyaan dan membandingkan tiap jawaban tersebut merupakan hal yang baik. Pendekatan ini akan menghasilkan lebih kurang 10 jawaban yang telah dibandingkan untuk tiap pertanyaan.

Langkah-langkah dalam mengembangkan wawancara situasional
1. Mengumpulkan insiden kritis
2. Menuliskan kembali insiden ke dalam bentuk situasi
3. Terjemahkan insiden ke dalam bentuk pertanyaan situasional
4. Kembangkan beberapa jawaban untuk tiap pertanyaan
5. Dalam skala 5, berikan nilai untuk level performansi tiap jawaban
6. Pilih jawaban yang paling mewakili nilai 5 pada skala
7. Lakukan studi validasi

Past-focused question, sering disebut sebagai wawancara deskripsi pola-perilaku, berbeda dengan wancara situasional karena memfokuskan pada perilaku masa lalu bukan pada perilaku masa datang. Walaupun wawancara future-focused dan past-focused memiliki orientasi yang berbeda, pelamar yang melakukan satu wawancara dengan baik biasanya melakukan yang satunya lagi dengan baik.

Langkah keempat adalah menentukan jangkar penilaian untuk tiap pertanyaan. Ada dua cara untuk melakukannya :

1. Typical Answer approach
Membuat daftar seluruh jwaban yang mungkin untuk tiap pertanyaan. Delegasikan pakar permasalahan untuk memberikan rating kesukaan terhadap tiap jawaban. Gunakan rating ini untukmelakukan benchmark.
2. key issues approach
mendelegasikan pakar permasalhan untuk membuat daftar hal penting ynag harusada di dalam sebuah jawaban yang sempurna. Pelamar akan mendapatkan nilai jika jawaban yang diberikan pelamar mengandung hal-hal penting tersebut. Hal-hal penting tersebut dapat diberikan bobot sehinggan hal yang paling penting mendapatkan nilai yang lebih tinggi daripada hal yang kurang penting.

Psikolog Pete DiVasto menggunakan key issues approach ketika ia mewawancarai pelamar untuk posisi penegak hukum. Pada salah satu pertanyannya, ia meminta pelamar untuk membayangkan bahwa mereka adalah seorang petugas polisi dan menerima laporan tentang perampokan sebuah toko. Ketika petugas sampai di tempat kejadian, dia melihat keadaan berikut :

"Sebuah mobil polisi diparkir dengan lampu menyala, seorang pertugas terbaring dekat mobil tersebut, dan seseorang berlari dari toko. DiVasto kemudian menanyakan kepada pelamar apa yang akan dilakukan ketika berada dalam sistuasi tersebut. Komponen kunci dari sebuah jawaban yang bagus antara lain mengindikasikan seorang polisi terluka dan membtuhkan pertolongan, mengerti bahwa orang yang lari mungkin bwerbahaya tetapi juga mungkin seorang korban, menyadari bahwa bantuan diperlukan, dan memberi penjelasan rasioanal yang bagus untuk memilih apakah menolong polisi yang terluka lebih dahulu atau mengejar orang yang lari."

Melaksanakan wawancara terstruktur

Sedikitnya 2 pewawancara harus mewawancarai tiap pelamar. Hal ini dapat dilakukan dengan cara wawancara panel atau atau dengan wawancara individu secara terpisah.
Langkah pertama dalam melakukan wawancara terstruktur adalah dengan mendapatkan rapport dari pelamar; jangan bertanya sampai pelamar berada dalam keadaaan tenang/ sudah tidak gugup.

Ketika pelamar sudah merasa tenang, buat agenda wawancara dengan cara menjelaskan proses wawancara. Pada umumnya, pelamar belum pernah melakukan wawancara terstruktur. Jadi, sangat penting untuk menjelaskan jenis pertanyaan yang akan diajukan dan menekankan bahwa tiap pewawancara akan mencatat dan menilai jawaban segera setelah pelamar menjawab.

Setelah penjelasan agenda, ajukan pertanyaan kepada pelamar. Anda mungkin menginginkan satu orang untuk menanyakan seluruh pertanyaan atau bergantian antar panelis. Sangat penting untuk segera menilai tiap jawaban segera setelah jawaban diberikan.

Ketika selesai dengan sesi tanya jawab, berikan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan dan perusahaan. Informasi tersebut dapat berupa gaji dan benefit, tugas-tugas di dalam pekerjaan, kesempatan untuk berkembang, sejarah perusahaan dll. Lalu jawab pertanyaan yang mungkin diajukan oleh pelamar. Pada tahap ini, sangat bagus untuk mengatakan sesuatu seperti :”Kami telah menanyakan kepada anda banyak pertanyaan, tetapi kami belum menanyakan hal-hal yang ingin anda sampaikan kepada kami. Apakah ada informasi yang ingin anda sampaikan kepada kami?”

Akhiri wawancara dengan memberikan pujian kepada pelamar (“sangat senang bertemu dengan anda”) dan beritahu kapan anda akan menghubunginya. Sebagai kesimpulan, jumlahkan nilai dari tiap pertanyaan, hasilnya adalah nilai wawancara si pelamar.