TIME MANAGEMENT

Waktu adalah suatu sumber daya yang luar biasa. Dengan waktu kita bisa mengisi ruang kehidupan dan dengan waktu kita bisa mengukur suatu kemajuan. Waktu sendiri sesungguhnya bersifat netral. Namun mengisi waktu bisa bermakna lain. Seorang dikatakan produktif dan tidak produktif, gagal atau berhasil, maju, statis atau mundur sangat tergantung pada pemanfaatan waktu.

Sedemikian pentingnya waktu sehingga munculah peribahasa dalam bahasa Inggris "time is money." Orang Arab mengatakan waktu ibarat mata pedang yang kalau tidak hati-hati memanfaatkannya dapat memenggal kepala kita. Orang Cina pun menyebutkan waktu sebagai sumber keberuntungan dan kesialan.

Mantan CEO TELKOM yang fenomenal Almarhum Cacuk Sudaryanto menyebutkan keterbatasan waktu adalah musuhnya yang paling besar. Sehingga waktu harus dikelola dengan sangat baik agar mampu memberikan manfaat yang besar bagi kita.

Bagaimana memanfaatkan waktu secara baik? atau bagaimana megelola waktu (time management) secara baik? Ada yang menyebutkan perlunya membuat skala prioritas dengan menggunakan sisi pandang urgency dan importancy. Melihat dari kesegeraan dan kepentingan dari suatu kegiatan.

Urutannya prioritas pelaksanaannya sebagai berikut :

1. Penting dan segera

2. Segera tapi tidak penting

3. Penting tapi tidak segera

4. Tidak penting dan tidak segera (ini bisa diabaikan)

Apabila kita memiliki kegiatan yang sebegitu banyak sementara waktu sangat terbatas maka kita harus mengidentifikan seluruh kegiatan tersebut dari tingkat kesegeraan (urgency) dan kepentingannya (importancy). Setelah ditemukan maka kita dapat memberikan urutan prioritas terhadap kegiatan tersebut, mana yang didahulukan mana yang dikemudiankan.

Tidak jarang begitu banyak kegiatan yang harus segera dilakukan dan juga penting. Untuk itu anda perlu memberi bobot dari kegiatan tersebut. Melalu pembobotan ini anda dapat melakukan ranking dari seluruh kegiatan tersebut, mana yang amat sangat segera dan mana yang amat sangat penting.

Beberapa pertimbangan dalam melihat kepentingan :

1. Kepentingan jangka panjang seperti orientasi spiritualitas, investasi, kesehatan, hubungan keluarga, karir, peningkatan kompetensi.

2. Menyangkut hal yang lebih besar seperti menyangkut kepentingan masyarakat luas dan menyangkut hal-hal yang lebih hakiki.

3. Penting dalam pengertian normatif dan standar. Artinya dalam ukuran umum hal tersebut memang diyakini penting. Misalnya anda harus melanjutkan pendidikan dimana dalam pengertian umum itu memang penting, anda harus mencari nafkah atau anda harus menikah/berkeluarga yang memang secara norma umum itu penting.

Beberapa pertimbangan dalam melihat kesegeraan :

1. Tingkat kekritisan/kegawatan. Kesegeraan sangat terkait dengan waktu. Jadi hal pertama yang harus dipertimbangkan adalah tingkat kekritisannya, yaitu apabila tidak dilakukan akan mengganggu hidup anda secara signifikan. Hal ini misalnya berkaitan dengan kesehatan, apabila tidak ditangani segera akan menimbulkan dampak serius. Berikutnya berkaitan dengan keamanan. Tingkat kekritisan ini sangat terkait dengan kelangsungan hidup kita.

2. Momentum. Artinya pelaksanaan kegiataan sangat tergantung hanya pada waktu tertentu. Misalnya undangan pernikahan hanya berlangsung pada satu waktu tertentu sebaiknya kita hadiri dibandingkan dengan keharusan kita untuk membeli sebuah buku yang mungkin bisa ditunda dihari berikutnya.

3. Terkumpulnya sumber daya secara optimal. Artinya pada satu waktu tertentu sangat mungkin terkumpul semua sumber daya secara optimal maka sebaiknya pada saat itu harus dilakukan hal yang mestinya dilakukan. Misalnya dalam organisasi pada suatu saat seluruh manajemen puncak berkumpul maka pada saat itu juga merupakan saat yang tepat untuk menyampaikan suatu gagasan, maka sampaikanlah, jangan tunda.

Banyak pendekatan lain yang bisa dilakukan untuk membantu kita mengelola waktu secara efektif. Pendekatan diatas relatif sederhana dan mudah mendefinisikannya sehingga dapat dijadikan pedoman untuk menyusun prioritas kegiatan.